Fragen und Antworten

Du kannst dich bereits mit 17 Jahren für das Europäische Solidaritätskorps melden – teilnehmen kannst du allerdings erst, wenn du volljährig bist. Die Altersgrenze liegt bei 30 Jahren zu Beginn deines Einsatzes.

Du musst außerdem deinen rechtmäßigen Wohnsitz in einem EU-Mitgliedstaat oder einem der folgenden Partnerländer haben:

• Nordmazedonien und Türkei
• Liechtenstein, Island und Norwegen
• Albanien, Bosnien und Herzegowina, Kosovo, Montenegro, Serbien
• Armenien, Aserbaidschan, Belarus, Georgien, Republik Moldau, Ukraine
• Algerien, Ägypten, Israel, Jordanien, Libanon, Libyen, Marokko, Palästina, Syrien, Tunesien
• Russische Föderation

Du darfst bis zu einer Gesamtdauer von insgesamt zwölf Monaten an ESK-Freiwilligenprojekten teilnehmen (individueller Freiwilligendienst und Freiwilligenteams). Eine gleichzeitige Teilnahme an verschiedenen ESK-Freiwilligenprojekten ist ausgeschlossen.

Ein individueller Langzeitfreiwilligendienst (ab 60 Tagen) darf in der Regel nur einmalig absolviert werden. Eine Teilnahme an mehreren Kurzzeitprojekten mit einer Gesamtdauer von maximal zwölf Monaten ist möglich.

Folgende Beispielkombination ist möglich:

• Kurzzeitfreiwilligendienst (Dauer: 1 Monat) + Freiwilligenteam (Dauer: 2 Wochen) + Langzeitfreiwilligendienst (Dauer: bis 10 Monate) + Freiwilligenteam (Dauer: 2 Wochen)

Folgende Beispielkombination ist nicht möglich:

• Langzeitfreiwilligendienst (Dauer 12 Monate) + Freiwilligenteam

Die Regelungen gelten für die Teilnahme an Projekten, die ab dem Jahr 2024 gefördert werden. Solidaritätsprojekte sind hiervon ausgenommen.

Wenn du dich für das Europäische Solidaritätskorps interessierst und alles darüber wissen möchtest, dann kannst du dich auf dem Europäischen Jugendportal ausführlich informieren und in der Datenbank des Europäischen Solidaritätskorps registrieren. Du hast dann die Möglichkeit, selber ein Projekt, das dich interessiert, zu finden und  Kontakt aufzunehmen. Du kannst aber auch von Organisationen, die sich für dich aufgrund deines angegebenen Profils interessieren, gefunden und angeschrieben werden.

Den Link zur Datenbank findest du hier: https://europa.eu/youth/solidarity_de

Ja, alle Freiwilligen im Europäischen Solidaritätskorps können den speziellen Interrail-Pass erwerben. Beim Kauf des Angebots musst du bestätigen, dass du an einem Mobilitätsprogramm (ESK) teilnimmst. Das Europäische Solidaritätskorps wird als Auswahlmöglichkeit jedoch nicht explizit aufgeführt.

Das Häkchen setzt du daher bei der zweiten Auswahlmöglichkeit: "I am a participant of another mobility exchange program, and I am aware that Green Travel Support does not apply to me."

Auch wenn das ESK-Programm finanzielle Unterstützung für umweltfreundliches Reisen bietet, hast du Anspruch auf das Interrail-Angebot.

Das Interrail-Angebot findest du über diese Seite: Interrail Pass for Erasmus+

Ja, es besteht der Anspruch auf Kindergeld.

Neben den nationalen Freiwilligendiensten wie FSJ, FÖJ, BFD, weltwärts, IJFD etc. ist auch der Freiwilligendienst im Europäischen Solidaritätskorps (ESK) im Bundeskindergeldgesetz verankert (§2 BKGG). Somit haben auch Jugendliche, die ihren Freiwilligendienst im Rahmen des ESK absolvieren, Anspruch auf Kindergeld. Musterbestätigungen für die Familienkasse können auf unserer Website heruntergeladen und von den Aufnahmeorganisationen ausgefüllt werden.

Ja, alle Freiwilligen, die einen Freiwilligendienst im ESK abgeschlossen haben, bekommen ein Zertifikat.

Achtung: Um ein Zertifikat zu erhalten, musst du dich vor deinem Freiwilligendienst im ESK-Portal registriert haben und über das PASS-Tool mit einer Organisation "gematched" worden sein. Zudem musst du nach Abschluss deines Projekts einen Teilnahmebericht (Participant Survey) ausfüllen.

Beide Projektformen bieten euch die Möglichkeit, eure eigenen Ideen umzusetzen und euch gesellschaftlich zu engagieren. Je nachdem, welcher Altersgruppe ihr angehört, welchen thematischen Schwerpunkt eure Projektidee hat und welche Kosten in eurem Projekt anfallen, passt das eine oder andere Format besser.

Mit einem Solidaritätsprojekt geht ihr als Gruppe europäische Fragen in eurer lokalen Umgebung an und tragt zu einem positiven Wandel in eurer Nachbarschaft bei. Das mögliche Themenspektrum ist weit, sei es im Umweltschutz, Flüchtlingshilfe, Jugendarbeit, generationenübergreifender Dialog usw. Ein Solidaritätsprojekt kann zwischen zwei und zwölf Monaten dauern und ihr müsst zwischen 18 und 30 Jahre alt sein.

Jugendpartizipationsprojekte sind längerfristige Initiativen auf nationaler oder grenzüberschreitender Ebene. Im Mittelpunkt steht eure Beteiligung am demokratischen Leben als junge Europäerinnen und Europäer. Euer Projekt sollte einen Beitrag zur Umsetzung der Europäischen Jugendziele liefern. Die Dauer beträgt drei bis 24 Monate und ihr könnt ein Jugendpartizipationsprojekt durchführen, wenn ihr zwischen 13 und 30 Jahre alt seid.

Falls ihr euch unsicher seid, welches Format am besten zu eurer Projektidee passt, wendet euch gerne telefonisch oder per E-Mail an uns!

Um Projekte im Europäischen Solidaritätskorps beantragen zu können, benötigt jede Organisation, Institution und Gruppe junger Menschen eine individuelle Registrierungsnummer, die sogenannte OID (Organisation Identifier). Diese Nummer ist in allen Antragsformularen anzugeben. Über die Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps können Sie Ihre OID beantragen.

Nähere Informationen zum Ablauf finden Sie in der Checkliste Registrierung (362,76 kB, pdf).

Öffnen Sie die Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps. Loggen Sie sich mit Ihrem EU-Login an und öffnen Sie in der linken Menüleiste den Reiter “Organisations”. Unter “My Organisations” erscheint eine Liste mit Organisationen, auf die Sie Zugriff haben.

Klicken Sie den Namen Ihrer Organisation an, um die Eingabemaske mit Ihren Daten zu öffnen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, nutzen Sie bitte zum Speichern den Button “Update” oben rechts auf der Seite.

Um Ihre Organisationsdaten aufzurufen, benötigen Sie für den EU-Login auf der Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Registrierung verwendet haben. Sollten Sie keinen Zugriff mehr auf diese E-Mail-Adresse haben, wenden Sie sich bitte an die für Ihr Bundesland zuständige Kontaktperson bei JUGEND für Europa.

Um das Problem zu vermeiden, empfiehlt es sich, bei der Registrierung eine allgemeine Büroadresse zu verwenden und außerdem weitere Personen als "User" anzulegen, die mit ihren E-Mail-Adressen ebenfalls Zugriff auf Ihre Organisationsdaten haben.

Organisationen mit einem Qualitätssiegel aus der Programmlaufzeit 2018-2020 können automatisch als Partnerorganisationen am neuen Programm teilnehmen. Die Gültigkeit der bisherigen Qualitätssiegel wird auf die komplette neue Programmlaufzeit verlängert. Wer selbst Fördermittel beantragen möchte, muss eine Erweiterung des vorhandenen Qualitätssiegels, d.h. ein Qualitätssiegel als projektleitende Organisation beantragen.

Die Gültigkeit der Akkreditierung aus Erasmus+ endete am 31. Dezember 2021. Organisationen mit dieser ausgelaufenen Akkreditierung müssen das Qualitätssiegel beantragen, um weiterhin am ESK-Programm teilnehmen zu können.

Im Maßnahmenplan sollen alle Aktivitäten angegeben werden, für die eine projektleitende Organisation Budget beantragen möchte. Dies umfasst sowohl die eigenen Projekte als auch Projekte, die koordiniert und von Partnern durchgeführt werden.

Ja, das ist möglich. Im Fall von signifikanten Änderungen der Planzahlen, Ziele oder Strategie einer projektleitenden Organisation ist ein Update des Qualitätssiegels während der Programmlaufzeit möglich. Auch weitere Aktivitätstypen können zu einem späteren Zeitpunkt beantragt werden. Hierfür muss kein neuer Qualitätssiegelantrag eingereicht werden, die Änderungen müssen jedoch formal von der Nationalen Agentur bewilligt werden.

Wir empfehlen, einen Maßnahmenplan bis 2027 einzureichen, da das Qualitätssiegel dann bis zum Ende der Programmlaufzeit erteilt werden kann. Es kann auch ein Maßnahmenplan für eine kürzere Zeitspanne eingereicht werden mit einer Mindestdauer von drei Jahren.

Mindestens einmal während der Programmlaufzeit, voraussichtlich nach drei Jahren, erfolgt eine Aufforderung durch die Nationale Agentur, den Maßnahmenplan zu aktualisieren.

Die Maßnahmen beziehen sich auf den Budgetantrag des entsprechenden Jahres, der eine Projektlaufzeit von bis zu 24 Monaten haben kann.

Eine Standardaktivität beschreibt das komplette Aufgabenpaket, das Freiwillige in einer Aufnahmeorganisation typischerweise umsetzen. Es können in einer Aufnahmeeinrichtung verschiedene Standardaktivitäten umgesetzt werden (z.B. Freiwilligendienst in der Umweltbildung, Freiwilligendienst im Waldkindergarten und Freiwilligenteam-Einsatz zur Bach-Renaturierung). Zugleich kann eine Standardaktivität in verschiedenen Locations umgesetzt werden (z.B. Freiwilligendienst im Waldkindergarten an verschiedenen Standorten).

Nein. Die Frage nach Standardaktivitäten muss nur für Aufnahmeprojekte in der eigenen Einrichtung (ggf. inkl. Locations) beantwortet werden. Im Fall von Entsendungen oder Aufnahmen bei koordinierten Partnerorganisationen werden die Standardaktivitäten in den jeweiligen Partner-Qualitätssiegeln der aufnehmenden Organisationen beschrieben. Ausnahme bildet die Koordinierung von Freiwilligenteams, für die eine Standardaktivität angelegt werden muss.

Ja, es wird immer nur ein Qualitätssiegel-Antrag gestellt. Wenn sowohl individuelle Freiwilligendienste als auch Freiwilligenteams beantragt werden, müssen für beide Formate separate Standardaktivitäten angegeben werden.

Das "do no harm"-Prinzip ist in Teil A des Programmhandbuches erwähnt. Es nimmt Bezug auf Maßnahmen zur Prävention vor negativen, nicht intendierten Effekten von Projekten. Sowohl der Aspekt "security and safety" bei den Freiwilligen selbst kann hier herangezogen werden, als auch die unbeabsichtigten Nebenwirkungen des Freiwilligenprojektes auf dessen Zielgruppe und Gesellschaft.

Es soll beschrieben werden, welche konkreten Ziele mit der Umsetzung von Projekten im Europäischen Solidaritätskorps verfolgt werden, welchen Beitrag diese zu den übergeordneten Organisationszielen leisten und welche Verbindung zu den Programmprioritäten im Europäischen Solidaritätskorps besteht. Als Grundlage hierfür sollten die identifizierten gesellschaftlichen Bedarfe und Herausforderungen in den Blick genommen werden.

Wichtig ist, dass die Ziele realistisch geplant werden und die Durchführung der geplanten Aktivitäten zur Zielerreichung beiträgt. Die Ziele sollten so konkret und messbar wie möglich beschrieben und Indikatoren zur Zielerreichung festgelegt werden.

Es geht darum, wie Ihre Organisation mit vorhersehbaren und unvorhersehbaren Krisen und Risiken im Kontext von Freiwilligendiensten umgeht und welche Schritte Ihre Organisation zur Vermeidung eben dieser unternimmt.

Ja, das ist möglich. Im Sinne einer gleichberechtigten Partnerschaft sollten Entsendungen in Programmländer aber in aller Regel von der Aufnahmeorganisation bei der dort zuständigen Nationalen Agentur beantragt werden.

Im Antragsformular wird die Ausarbeitung eines Strategieplans erwartet. Daher sollte der Antrag auf ein Qualitätssiegel als projektleitende Organisation erst dann gestellt werden, wenn es konkrete Pläne gibt. Entsendungen in Programmländer sollten aber in aller Regel von der Aufnahmeorganisation beantragt werden.

Das Antragsformular für Freiwilligentätigkeiten (ESC51-VTJ) ist sowohl für die Beantragung von Freiwilligendiensten als auch Freiwilligenteams ausgerichtet. Pro Antragsrunde und pro Jahr kann nur ein Budgetantrag eingereicht werden.

Bei der bewilligten Tageszahl handelt es sich um einen Mittelwert, der bei der späteren Nutzung flexibel auf die geplanten Aktivitäten verteilt werden kann. Zum Beispiel kann eine auf sechs Monate angelegte Aktivität um einen Monat verlängert werden, wenn bei einer anderen Aktivität 30 Tage übriggeblieben sind. Bitte beachten Sie dabei immer die Regeln für die maximale und minimale Aktivitätsdauer aus dem Programmhandbuch.

Die beteiligten Partner müssen bei der Antragstellung noch nicht bekannt sein.

Ihre Standardaktivitäten haben Sie bereits beim Qualitätssiegel beschrieben. Sie müssen diese Aktivitäten im Budgetantrag nicht noch einmal darlegen, sondern nur die gewünschte Anzahl an Aktivitäten benennen. Bitte achten Sie dabei auf den Maßnahmenplan aus Ihrem Qualitätssiegel.

Um Projekte im Europäischen Solidaritätskorps beantragen zu können, benötigt jede Organisation, Institution oder Gruppe junger Menschen einen Identifikationscode (OID). Dies ist ein neunstelliger Code, den Sie bei der einmaligen Anmeldung im Registrierungssystem ORS erhalten. Die OID ist Ihr elektronischer Schlüssel zu den Stammdaten Ihrer Einrichtung.

Link: Weitere Informationen zur Registrierung.

Wenn diese Meldung erscheint, verfügen Sie nicht über das erforderliche Qualitätssiegel für projektleitende Organisationen. Bitte wenden Sie sich an JUGEND für Europa, um Fragen zu Ihrer bestehenden Akkreditierung zu klären.

Die Projektlaufzeit umfasst den Zeitraum, der für die Umsetzung des gesamten Projektes vorgesehen ist. Sie beinhaltet sowohl die Aktivitätsdauer als auch den Zeitraum für die Vor- und Nachbereitung der Teilnehmende.

Wenn der Freiwilligendienst zum Beispiel eine Laufzeit von zwölf Monaten haben soll, geben Sie bei der Projektlaufzeit mindestens 13 Monate an, damit Sie im Falle einer Förderung ausreichend Zeit für die Vor- und Nachbereitung haben. Die Projektlaufzeit ist frei wählbar, wobei die maximale Dauer 24 Monate beträgt.

Es handelt sich hierbei um den rechtlichen Vertreter oder die rechtliche Vertreterin des Projektes. Diese Person ist für die Unterzeichnung aller relevanten Dokumente verantwortlich.

Bitte achten Sie darauf, dass nur Personen ausgewählt werden können, die innerhalb Ihrer Organisationen zeichnungsbefugt und berechtigt sind, Ihre Organisation rechtlich zu vertreten.

Dieser Abschnitt muss nicht ausgefüllt werden. Sie sehen hier die in Ihrem Qualitätssiegel benannten Ziele sowie den Maßnahmenplan für mehrere Jahre. Bitte orientieren Sie sich an diesen Vorgaben, wenn Sie im nächsten Abschnitt die gewünschte Zahl an Aktivitäten und Freiwilligen eintragen. Abweichungen vom Maßnahmenplan können in den folgenden Jahren zu negativen Auswirkungen auf die Förderhöhe führen.

Eine Aktivität ist durch denselben Ort, denselben Zeitraum und dasselbe Tätigkeitsspektrum definiert. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Freiwillige aufnehmen, die aber zu unterschiedlichen Zeiten einreisen, in verschiedenen Einsatzstellen untergebracht sind oder voneinander abweichende Aufgabenpakete erledigen, handelt es sich jeweils um eigene Aktivitäten.

Wenn Sie mehrere Aktivtäten beantragen, können Sie priorisieren, welche der Aktivitäten bevorzugt gefördert werden sollen. Diese Angabe ist nur dann wichtig, wenn das Fördervolumen für die Antragsrunde überschritten wird und nicht alle geplanten Aktivitäten gefördert werden können.

Wenn ausreichend Fördermittel zur Verfügung stehen, spielt die von Ihnen angegebene Priorisierung keine Rolle. Wenn Sie nur eine Aktivität beantragen, spielt die Priorisierung ebenfalls keine Rolle. Sie können in diesem Fall immer gerne Priorität 1 eintragen.

Der Begriff In-Country Aktivität bezeichnet einen inländischen Freiwilligendienst mit inländischen Teilnehmer*innen. Dieses Format kann in anderen europäischen Ländern beantragt werden, in Deutschland aber nicht, da es in Deutschland eine Vielzahl von Angeboten für inländische Freiwilligendienste gibt. Bitte tragen Sie daher bei der Frage nach den In-Country Aktivitäten immer eine 0 ein.

Umweltfreundliches Reisen ist definiert als Reisen, bei dem emissionsarme Verkehrsmittel für den größten Teil der Reise genutzt werden, wie z. B. Bus, Zug oder Carsharing. In diesem Fall erhalten Sie automatisch eine deutlich höhere Reisekostenpauschale (z. B. 417,- statt 309,- Euro).

Sollte die Anreise vom Herkunftsort zum Ort, an dem die Aktivität stattfindet, länger als einen Tag dauern, können Sie sogar bis zu vier zusätzliche Reisetage beantragen.

Die Tabelle für die Förderpauschalen bei umweltfreundlichen Reisen sowie unseren Leitfaden für eine umwelt- und klimafreundliche Projektumsetzung finden Sie auf unserer Informationsseite zur Programm-Priorität Ökologische Nachhaltigkeit und Klimaschutz.

Beim Preparatory Visit handelt es sich um einen vorbereitenden Planungsbesuch am Ort der Freiwilligentätigkeit vor Beginn der Aktivität. Der Besuch dient dazu, Vertrauen aufzubauen, eine solide Partnerschaft zwischen den Organisationen und den beteiligten Personen zu ermöglichen und die Qualität der Aktivität zu steigern. Voraussetzung ist, dass an der Aktivität junge Menschen mit geringeren Chancen teilnehmen oder dass die Aktivität einen starken Inklusionsbezug aufweist, der einen vorbereitenden Planungsbesuch notwendig macht.

Die Erläuterungen zu den aktuellen Prioritäten entnehmen Sie bitte dem Programmhandbuch. Eine kurze Zusammenfassung der Prioritäten finden Sie auch im Antragsformular unter “Activities”.

Bitte nehmen Sie die Auswahl der Prioritäten ernst und geben Sie realistisch diejenigen Prioritäten an, auf die bei der inhaltlichen Ausrichtung und Projektumsetzung Ihrer Aktivitäten gezielt Bezug genommen wird.

Grundsätzlich können Sie drei Arten von außergewöhnlichen Kosten beantragen:

• Visumskosten
• erhöhte Reisekosten (nur wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht)
• erhöhte Inklusionskosten (nur wenn die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht)

Die Visumskosten umfassen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Visumserteilung stehen. Erhöhte Reisekosten können beantragt werden, wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die zu erwartenden Reisekosten zu decken. Erhöhte Inklusionskosten können beantragt werden, wenn ein junger Mensch mit besonderem Unterstützungsbedarf teilnimmt und die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht, um die erwartbaren Inklusionskosten zu decken.

Wenn für Ihre Teilnehmenden Visa ausgestellt werden müssen, können Sie die zu erwartenden Kosten im Budgetantrag als außergewöhnliche Kosten (“other exceptional costs”) angeben. Für die Prüfung benötigen wir die Anzahl der betreffenden Freiwilligen, eine Beschreibung der einzelnen Kostenpositionen sowie den gewünschten Betrag in Euro. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur die tatsächlich anfallenden Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden.

Wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die geplanten Reisekosten zu decken, können Sie auf die Pauschale verzichten und stattdessen den von Ihnen kalkulierten Betrag als außergewöhnliche Reisekosten (“exceptional costs for expensive travel”) angeben. Voraussetzung ist, dass die reguläre Pauschale weniger als 70% der erwarteten Kosten deckt.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur 80% der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden. Wenn Sie außergewöhnliche Reisekosten beantragen möchten, erläutern Sie im Antragsformular bitte, wie Sie deren Höhe kalkulieren und nennen uns dafür das Start- und Zielland, die Entfernung sowie die erwarteten Reisekosten.

Die sprachliche Unterstützung ist aus dem bewilligten Budget zu finanzieren.

Wenn die tatsächliche Reisekostenpauschale unter dem Durchschnittswert liegt, können Sie das überschüssige Budget im Rahmen des Projektes anderweitig verwenden.

Wenn die tatsächliche Reisekostenpauschale über dem Durchschnittswert liegt, müssen die Kosten aus anderen Budgetkategorien finanziert werden.

Wenn Sie den Zuschlag für umweltfreundliches Reisen nicht nutzen, können Sie das überschüssige Budget im Rahmen des Projektes anderweitig nutzen. Bitte beachten Sie aber, dass eine umweltschonende Anreise zu den Programmprioritäten gehört und eine Unterschreitung ihrer mit dem Budgetantrag erklärten Zielvorgaben negativ in Ihre "Past Performance" einfließt und Auswirkungen auf die Förderung zukünftiger Projekte haben kann.

Ja, sofern die zusätzliche Aktivität zum Erreichen Ihrer Ziele im Qualitätssiegelantrag beiträgt.

Grundsätzlich können alle Arten von außergewöhnlichen Kosten nachträglich beantragt werden:

• Kosten für Visa, ärztliche Bescheinigungen u.ä.
• erhöhte Reisekosten (nur wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht)
• erhöhte Inklusionskosten (nur wenn die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht)

Erhöhte Reisekosten können beantragt werden, wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht mindestens 70% der Reisekosten deckt. Die erhöhten Reisekosten werden auf Basis von Realkosten kalkuliert und obliegen einer Belegpflicht bei der Projektabrechnung. Wenn erhöhte Reisekosten bewilligt werden, kann die reguläre Pauschale nicht geltend gemacht werden.

Erhöhte Inklusionskosten ("exceptional costs for inclusion") können nachbeantragt werden, wenn ein junger Mensch mit besonderem Unterstützungsbedarf teilnimmt und die reguläre Inklusionspauschale nicht mindestens 80% der Kosten deckt. Die erhöhten Inklusionskosten werden auf Basis von Realkosten kalkuliert und obliegen einer Belegpflicht bei der Projektabrechnung. Wenn erhöhte Inklusionskosten bewilligt werden, kann die reguläre Pauschale nicht geltend gemacht werden.

Erhöhte Inklusionskosten ("exceptional costs for inclusion") können auch nachbeantragt werden, um Anpassungen oder Investitionen im materiellen Bereich zur Unterstützung junger Menschen mit geringeren Chancen zu tätigen. Die erhöhten Inklusionskosten werden auf Basis von Realkosten kalkuliert und obliegen einer Belegpflicht bei der Projektabrechnung. Wenn diese Art von erhöhten Inklusionskosten bewilligt werden, kann die reguläre Pauschale weiterhin geltend gemacht werden.

Kosten, die Ihrer Organisation bei der Gestaltung inklusiver Projekte entstehen, können über die Inklusionspauschale abgedeckt werden. Im Programmhandbuch heißt die Inklusionspauschale "Inklusionsunterstützung" bzw. "inclusion support".

Zu den möglichen Kosten gehören solche für verstärktes Mentoring. Verstärktes Mentoring bedeutet zum Beispiel, dass häufigere Mentoring-Gespräche als üblich stattfinden oder dass zusätzliche sozialpädagogische Begleitung für Freiwillige angeboten wird (siehe auch folgende FAQ “Wie kann ich die Inklusionspauschale beantragen?”.

Ab 2025 können über die Inklusionspauschale aber auch andere Kosten abgerechnet werden, die Ihnen durch die inklusive Gestaltung eines Projekts entstehen. Dazu gehört zum Beispiel ein erhöhter organisatorischer Aufwand für die inklusive Projektgestaltung oder auch sonstige Kosten für eine inklusive Projektgestaltung , z.B. die Anschaffung einer Braille-Zeile für den Computer einer sehbeeinträchtigten Freiwilligen oder die Einlagerung des Hab und Gut von Freiwilligen im Heimatland, wenn Ihnen dafür kein anderer Ort zur Verfügung steht (z.B. das Elternhaus). Voraussetzung ist immer, dass Sie dadurch die Teilnahme von jungen Menschen ermöglichen, für die eine Programmteilnahme erschwert ist, im ESK als junge Menschen mit geringeren Chancen bezeichnet. 

Wenn Sie besonders hohe Kosten für inklusive Projekte haben, können Sie auch die Erstattung außergewöhnlicher Inklusionskosten (“exceptional costs to support the participation of young people with fewer opportunities”) beantragen. Das ist entweder für Kosten für verstärktes Mentoring möglich oder für Kosten, die direkt im Zusammenhang mit der inklusiven Ausgestaltung des Projekts entstehen (im Programmhandbuch: „Anpassungen und Investitionen im materiellen Bereich“, s. Beispiele für die inklusive Projektgestaltung oben). Außergewöhnliche Kosten für verstärktes Mentoring können Sie sich erstatten lassen, wenn die Inklusionspauschale weniger als 80% der erwarteten Kosten deckt.

Bitte beachten Sie, dass im Fall von außergewöhnlichen Kosten nur die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese müssen bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden.

Die Inklusionspauschale und die Erstattung außergewöhnlicher Inklusionskosten können nicht für dieselbe Art von Kosten beantragt werden. Wenn Sie damit aber unterschiedliche Kosten abdecken möchten, können Sie beides beantragen. Sie müssen dafür sowohl im Antrag als auch in der Schlussabrechnung sehr deutlich machen, wie sich die Kostenkategorien voneinander unterscheiden.

Beispiele:

• Sie nehmen einen sehbeeinträchtigten Freiwilligen auf. Er benötigt bei der Einarbeitung und Erledigung von Aufgaben besonders intensive Unterstützung, sodass Sie verstärktes Mentoring anbieten. Außerdem organisieren Sie für den Freiwilligen ein Mobilitätstraining, damit er sich in der neuen Umgebung zurechtfindet, und statten den Arbeitsplatz für ihn barrierefrei aus. Die inklusive Gestaltung ist für Sie insgesamt mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden.
  Für den erhöhten Organisationsaufwand und das intensivere Mentoring beantragen Sie die Inklusionspauschale. Die Kosten für das Mobilitätstraining und die barrierefreie Arbeitsplatzausstattung lassen Sie sich zusätzlich als außergewöhnliche Inklusionskosten erstatten.

Wichtige Informationen zur Beantragung und Abrechnung:

Wenn Sie außergewöhnliche Inklusionskosten beantragen möchten, erläutern Sie im Antragsformular bitte, für welchen Zweck die Gelder geplant sind und wie Sie deren Höhe kalkulieren (zum Beispiel durch Angabe der Stundenzahl, des Stundensatzes und des Landes, in dem die Aktivität stattfindet).

Für die Abrechnung der Inklusionspauschale erläutern Sie bitte in der Endabrechnung (Schlussverwendungsnachweis), welche konkreten Maßnahmen Sie umgesetzt haben, wieso sie nötig waren und welchen Mehraufwand Sie damit hatten.

Bei der Inklusionspauschale handelt es sich um eine Tagespauschale, die Sie nicht separat beantragen müssen. Sie wird automatisch in die beantragte Förderung mit einberechnet und richtet sich nach der von Ihnen eingetragenen Aktivitätsdauer.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung die Pauschale nur dann abgerechnet werden kann, wenn es tatsächlich einen entsprechenden Bedarf gab.

Bei Projekten aus dem Jahr 2021 wird die Inklusionspauschale mit einem Durchschnittswert für 50% der Teilnehmenden kalkuliert. Wenn mehr als 50 Prozent Ihrer Freiwilligen junge Menschen mit geringeren Chancen sind, können Sie die Inklusionspauschale für weitere Freiwillige nachbeantragen.

Bei Projekten ab dem Jahr 2022 wird die Inklusionspauschale gemäß der im Antrag angegebenen Zahl an Freiwilligen mit geringeren Chancen kalkuliert. Eine Nachbeantragung weiterer Inklusionspauschalen ist leider nicht möglich.

Falls Sie feststellen, dass die reguläre Inklusionspauschale aufgrund des erhöhten Betreuungsbedarfs (verstärktes Mentoring) nicht ausreicht, können Sie zum Zeitpunkt der Antragstellung bzw. während des Projektes Unterstützung für außergewöhnliche Kosten für verstärktes Mentoring anstelle der Pauschale beantragen (s. auch „Ich habe hohe Kosten …).

Ja, aber beachten Sie bitte, dass die Einbeziehung von jungen Menschen mit geringeren Chancen zu den Programmprioritäten gehört und eine Unterschreitung Ihrer mit dem Budgetantrag erklärten Zielsetzungen negativ in Ihre "Past Performance" einfließt und Auswirkungen auf die Förderung zukünftiger Projekte haben kann.

Bei einem Inklusionsprojekt können Sie die Lohnkosten des fest angestellten Personals Ihrer Einrichtung über die Inklusionspauschale abrechnen. Auch wenn Sie anstelle der Inklusionspauschale außergewöhnliche Inklusionskosten nutzen, ist seit 2023 eine Abrechnung von Lohnkosten möglich.

Der erste Schritt ist die Kontaktaufnahme im PASS-Tool zwischen Organisation und Teilnehmenden. Beide Seiten können diesen ersten Schritt unternehmen. Als nächstes können die Organisation und Teilnehmenden sich kennenlernen, Fragen klären und Einzelheiten zum Projekt besprechen. Nachdem dies erfolgt ist, kommt das eigentliche Matching. Das bedeutet, dass die Organisation ein Angebot an die angehenden Teilnehmenden schickt, was angenommen oder abgelehnt werden kann.

Nachdem die Teilnehmenden ein Angebot einer Organisation akzeptiert haben - also gematched sind - erhalten sie Zugang zu weiteren Diensten der ESK-Datenbank, wie beispielsweise ein Online Training, Newsletter-Funktionen, eine mobile App zum Austausch von Erfahrungen mit anderen jungen Menschen und vieles mehr.

Eine weitere Funktion der Datenbank ist das Teilnahmezertifikat, das Organisationen ihren Freiwilligen zum erfolgreichen Abschluss ihres Freiwilligendienstes ausstellen.

Weitere Informationen zum PASS-Tool: https://europa.eu/youth/solidarity/technical-support-public

Zugang zum PASS-Tool erhalten die Personen, die im Qualitätssiegel-Antrag als Kontaktperson beziehungsweise als rechtlicher Vertreter angegeben wurden. Bitte bedenken Sie, dass Sie sich nur mit der im Antrag angegebenen E-Mail-Adresse einloggen können.

Bei Projekten aus dem Call Year 2023:

• Ein individueller Langzeitfreiwilligendienst (ab 60 Tage) darf nur einmalig absolviert werden.
• Junge Menschen mit geringeren Chancen dürfen nach einem Kurzzeitfreiwilligendienst (bis 59 Tage) noch einen Langzeitfreiwilligendienst von bis zu zwölfmonatiger Dauer absolvieren (Gesamtdauer insgesamt: maximal 14 Monate). Umgekehrt ist eine Teilnahme an einem Kurzzeitfreiwilligendienst nach einem Langzeitfreiwilligendienst grundsätzlich ausgeschlossen.
• Für die Teilnahme an Freiwilligenteams gibt es keine Begrenzung.

Bei Projekten ab dem Call Year 2024:

• Jeder junge Mensch darf insgesamt maximal zwölf Monate an ESK-Freiwilligenprojekten teilnehmen (individueller Freiwilligendienst und Freiwilligenteams). Bisherige Programmteilnahmen (auch EFD unter Erasmus+ JUGEND IN AKTION) werden mitgerechnet.
• Ein individueller Langzeitfreiwilligendienst (ab 60 Tagen) darf in der Regel nur einmalig absolviert werden (Ausnahmen bei jungen Menschen mit geringeren Chancen)
• Eine Teilnahme an mehreren Kurzzeitfreiwilligendiensten ist möglich.
• Eine Teilnahme an einem Kurzzeitfreiwilligendienst nach einem Langzeitfreiwilligendienst von weniger als zwölfmonatiger Dauer ist möglich.
• Eine Teilnahme an einem Freiwilligenteam nach einem zwölfmonatigen individuellen Freiwilligendienst ist nicht möglich.

Die gleichzeitige Teilnahme an einem individuellen Freiwilligendienst und einem Freiwilligenteam ist ausgeschlossen

Achten Sie darauf, dass Sie die richtige E-Mail-Adresse mit EU-Login verwenden. Zugang zum PASS-Tool haben die beiden Personen, die im Akkreditierungsantrag als Kontaktperson und rechtlicher Vertreter angegeben wurden.

Das PASS-Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Inserat zu erstellen, um Ihr Projekt auf der Plattform zu bewerben. Nutzen Sie hierfür die Schaltfläche „Manage Opportunities“ auf der Startseite und klicken Sie anschließend auf „Add Opportunity“. Nun können Sie Ihr Inserat ausfüllen. Die folgenden Angaben sind dafür nötig: Förderformat, Themenschwerpunkte, Projektname, Beschreibung, Aktivitätsdauer, Anforderungen an die Bewerbende, Kontaktdaten. Um das Inserat freizuschalten, stellen Sie am Ende bitte den Status von „draft“ auf „open“.

Der Text in der Beschreibung Ihrer Organisation stammt aus dem Qualitätssiegel-Antrag. Wenn Sie diesen Text ändern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihre/n zuständige/n AnsprechpartnerIn bei JUGEND für Europa.

Nach Abschluss des Projektes können Sie im PASS-Tool für die Teilnehmende oder den Teilnehmenden ein Teilnahmezertifikat erstellen. Nutzen Sie hierfür die Schaltfläche „Certificates“ auf der Startseite und klicken Sie dann auf „Generate Certificate“.

In der nun erscheinenden Liste können Sie die Teilnehmende auswählen, dem Sie das Zertifikat ausstellen möchten. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Generate Certificate“ hinter dem Namen des Teilnehmenden. Es erscheint eine Vorschau, die Sie noch einmal anpassen können. Wenn Sie fertig sind, können Sie das Zertifikat abschicken.

Bitte beachten Sie, dass das Zertifikat erst dann erstellt werden kann, wenn die/der Teilnehmende den Participant Report ausgefüllt und zurückgeschickt hat.

Falls Sie zur Beantragung eines Visums ein Unterstützungsschreiben benötigen, können Sie sich gerne an JUGEND für Europa wenden. Wir erstellen ein passendes Schreiben für Sie. Bitte lassen Sie uns dafür die folgenden Angaben zukommen: Projektnummer und Projekttitel, Adresse der Aufnahmeorganisation, voraussichtliche Dienstzeit der Freiwilligenaktivität, persönliche Angaben über den Freiwilligen (Vor- und Zuname (Damit ist der Nachname gemeint), Geschlecht, Passnummer, Geburtsdatum, Geburtsland, Geburtsort) sowie die Adresse der Botschaft, an die das Schreiben gerichtet werden soll.

Eine Übersicht aller am ESK beteiligten Einsatzstellen und Entsendepartner finden Sie in unserer Datenbank der akkreditierten Organisationen. Darüber hinaus bietet Ihnen das Suchangebot OTLAS ein breites Angebot an Jugendbildungseinrichtungen.

Junge Menschen, die im Rahmen des Europäischen Solidaritätskorps einen Freiwilligendienst leisten, müssen eine Teilnahmevereinbarung unterzeichnen. Die Vereinbarung dient dazu, die Aufgaben und Lernziele für den Freiwilligen zu formulieren, aber auch Rechte und Pflichten in Bezug auf die Versicherung und den finanziellen Beitrag durch das ESK zu bestimmen. Eine Vorlage für den Freiwilligenvertrag finden Sie in unserem Dokumentencenter.

Die European Youth Card ist eine europaweit gültige Vorteilskarte für junge Menschen bis einschließlich 30 Jahre. Sie bietet Ermäßigungen u.a. für Kulturangebote, die Gastronomie und den ÖPNV. Freiwillige im ESK erhalten diese Karte kostenlos.

Nach vollständiger Eintragung der Daten Ihrer Freiwilligen im Beneficiary Module bzw. Mobility Tool erhalten die Freiwilligen eine automatische E-Mail, mit der sie die Vorteilskarte beantragen können.

Zur Dokumentation Ihres Projektes sind drei von JUGEND für Europa zur Verfügung gestellte Formulare auszufüllen: die Teilnehmendenliste, die Taschengeldliste und der Wochenplan. Bitte bewahren Sie außerdem alle Nachweise über die ordnungsgemäße Verwendung der Finanzhilfe für eine Dauer von fünf Jahren auf. Dazu zählen Aufzeichnungen, Originalbelege, Statistiken sowie alle weiteren Finanzunterlagen. Die Formulare für das jeweilige Projektjahr finden Sie in unserem Dokumentencenter

Wenn Sie Ihren Freiwilligen kein Essen zur Verfügung stellen, müssen Sie Essensgeld in Höhe der offiziellen Sachbezugswerte auszahlen. Die Freiwilligen erhalten für die einzelnen Aktivitätsmonate die Sachbezugswerte aus dem jeweiligen Jahr. Werden die Sachbezugswerte zu Beginn eines neuen Jahres erhöht, sollte auch der Auszahlungsbetrag für die Freiwilligen entsprechend angepasst werden.

Die Verwaltung Ihres Projekts erfolgt über die webbasierte Datenbank Beneficiary Module. Darin sind alle Grunddaten zu Ihrem Projekt enthalten.

Ihre Aufgabe als Zuwendungsempfänger besteht darin, die Daten zu vervollständigen und regelmäßig zu aktualisieren. Zu ergänzen sind Informationen über die beteiligten Organisationen, die geplanten Aktivitäten und die Teilnehmenden.

Bitte beachten Sie, dass alle Veränderungen innerhalb des Projektes (zum Beispiel eine verkürzte Aktivitätsdauer oder ein Einsatzstellenwechsel) im Beneficiary Module angegeben werden müssen.

Junge Menschen aus der Ukraine, die bereits an einem individuellen Freiwilligendienst im Europäischen Solidaritätskorps teilgenommen haben, können einen zweiten individuellen Freiwilligendienst im ESK durchführen. Beide Dienste zusammen können maximal eine Höchstdauer von insgesamt 14 Monaten umfassen.

Um den Versicherungsschutz über die Henner zu erhalten, werden sie für ihren zweiten Freiwilligendienst als neue*r Freiwillige*r angemeldet. Es kommen aber auch andere Alternativen in Betracht, wie z.B. die Möglichkeit nach einem ESK-Freiwilligendienst einen nationalen Freiwilligendienst (BFD/FSJ/FÖJ) in Deutschland zu absolvieren. Die verschiedenen Dienstformate sind kombinierbar.

Weiterführende Informationen zu den nationalen Freiwilligendienstprogrammen finden Sie auf dieser Seite: https://www.jugendfreiwilligendienste.de/. Eine übergreifende Stellenbörse finden Sie unter https://www.freiwillig-ja.de/.

Darüber hinaus bietet Eurodesk einen Überblick über weitere Möglichkeiten und die jeweils zuständigen Stellen: https://www.rausvonzuhaus.de/come-to-germany

Das Beneficiary Module ist eine webbasierte Datenbank zur Verwaltung und Abrechnung Ihrer Projekte, die ab 2021 gefördert wurden.

Die Nutzung dieses Tools ist zudem Voraussetzung für die Anmeldung Ihrer Freiwilligen bei der ESK-Gruppenversicherung sowie für den Erhalt der European Youth Card. Im Sinne eines fortlaufenden Projektmonitorings und um zu jeder Zeit eine Übersicht über die bereits verbrauchten Fördermittel zu haben, ist es wichtig, dass Sie die Daten stets vollständig und aktuell halten.

Für Projekte, die ab 2021 beantragt wurden, müssen alle Abschlussberichte über das Beneficiary Module eingereicht werden. Auch Änderungen im Qualitätssiegel müssen über das Beneficiary Module eingereicht werden. Dies erfolgt über die Progress-Report Funktion (Fortschrittsbericht).

Zugang haben sowohl die Kontaktperson als auch die rechtliche Vertretung, die im Projektantrag angegeben wurden. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten beide Personen eine systemimmanente E-Mail mit dem Hinweis, dass Ihr Projekt im Beneficiary Module eingesehen werden kann.

Beide Personen können sich auf der Plattform für Erasmus+ und das Europäische Solidaritätskorps mit ihrem EU-Login anmelden und unter "My Projects" die Bearbeitung starten.

Ausführliche Informationen zur Bearbeitung finden Sie unter Hinweise zur Abrechnung im Bereich Projektdurchführung als auch in den entsprechenden Checklisten in der Rubrik Projektabrechnung für das jeweilige Förderformat im Dokumentencenter.

Zwingend notwendig für alle Förderformate ist die Übersendung der vom rechtlichen Vertreter unterschriebenen Ehrenwörtlichen Erklärung.

Bei der Abrechnung von Solidaritätsprojekten müssen zusätzlich unbedingt die Berichte der Gruppenmitglieder*innen mit eingereicht werden.

Alle weiteren Nachweise, wie Listen der Teilnehmenden, Belege für außergewöhnliche Kosten, etc. müssen aufbewahrt und nur auf Nachfrage vorgelegt werden. Eine Übersendung zusammen mit dem Schlussbericht ist nicht erforderlich.

Nach Ende der Aktivität werden die Teilnehmenden per E-Mail dazu aufgefordert, einen Fragebogen auszufüllen. Die Europäische Kommission möchte die erhobenen Daten nutzen, um das Programm ESK auszuwerten und zu verbessern. Die E-Mail mit einem Link zum Fragebogen wird nach Ende der Aktivität an die im Beneficiary Module angegebene Adresse gesendet, sobald die Daten der Freiwilligen vollständig eingetragen wurden.

Wenn Teilnehmende die E-Mail nicht erhalten, können Sie den Link zum Fragebogen erneut schicken.  Die E-Mail wird ein zweites Mal verschickt, wenn Sie im Bereich „Teilnehmerbericht“ die Option „Erneut senden“ auswählen. Die Teilnehmerberichte sind erforderlich, um Teilnahmezertifikate für die Freiwilligen im PASS-Tool auszustellen.

Für den Abschlussbericht von Freiwilligenprojekten sind die Teilnehmerberichte nicht zwingend erforderlich.

Für den Abschlussbericht von Solidaritätsprojekten müssen zwingend mindestens fünf ausgefüllte Berichte der Gruppenmitglieder übermittelt werden.

Der Progress Report ist nur für projektleitende Organisationen verpflichtend. Partnerorganisationen müssen nur bei relevanten Veränderungen einen Progress Report übermitteln. Unter Umständen können Sie als Partnerorganisation von der Nationalagentur aufgefordert werden, einen Progress Report einzureichen.

Ja, jede projektleitende Organisation muss im Laufe der Programmlaufzeit 2021-2027 einen Progress Report einreichen. Zunächst werden die Progress Reports für die Organisationen ausgelöst, die bereits seit 2021/2022 akkreditiert sind. Später akkreditierte Organisationen werden voraussichtlich erst ab der zweiten Jahreshälfte 2026 zur Einreichung eines Progress Reports aufgefordert.

Die Kriterien, anhand denen der Progress Report bewertet wird, werden Ihnen vor der Bearbeitung des Progress Reports im Beneficiary Module angezeigt und beziehen sich auf die strategischen Ziele Ihres Qualitätssiegels sowie auf das Projektmanagement.

Aktuell lädt der Activity Plan des Progress Report sehr lange. Daher bitten wir Sie um Geduld bei der Eingabe der (ggf. aktualisierten) Zahlen und um Prüfung dieser, bevor Sie den Progress Report abschicken.