Der Budgetantrag im ESK

Das Antragsformular für Freiwilligentätigkeiten (ESC51-VTJ) ist sowohl für die Beantragung von Freiwilligendiensten als auch Freiwilligenteams ausgerichtet. Pro Antragsrunde und pro Jahr kann nur ein Budgetantrag eingereicht werden.

Bei der bewilligten Tageszahl handelt es sich um einen Mittelwert, der bei der späteren Nutzung flexibel auf die geplanten Aktivitäten verteilt werden kann. Zum Beispiel kann eine auf sechs Monate angelegte Aktivität um einen Monat verlängert werden, wenn bei einer anderen Aktivität 30 Tage übriggeblieben sind. Bitte beachten Sie dabei immer die Regeln für die maximale und minimale Aktivitätsdauer aus dem Programmhandbuch.

Die beteiligten Partner müssen bei der Antragstellung noch nicht bekannt sein.

Ihre Standardaktivitäten haben Sie bereits beim Qualitätssiegel beschrieben. Sie müssen diese Aktivitäten im Budgetantrag nicht noch einmal darlegen, sondern nur die gewünschte Anzahl an Aktivitäten benennen. Bitte achten Sie dabei auf den Maßnahmenplan aus Ihrem Qualitätssiegel.

Um Projekte im Europäischen Solidaritätskorps beantragen zu können, benötigt jede Organisation, Institution oder Gruppe junger Menschen einen Identifikationscode (OID). Dies ist ein neunstelliger Code, den Sie bei der einmaligen Anmeldung im Registrierungssystem ORS erhalten. Die OID ist Ihr elektronischer Schlüssel zu den Stammdaten Ihrer Einrichtung.

Link: Weitere Informationen zur Registrierung.

Wenn diese Meldung erscheint, verfügen Sie nicht über das erforderliche Qualitätssiegel für projektleitende Organisationen. Bitte wenden Sie sich an JUGEND für Europa, um Fragen zu Ihrer bestehenden Akkreditierung zu klären.

Die Projektlaufzeit umfasst den Zeitraum, der für die Umsetzung des gesamten Projektes vorgesehen ist. Sie beinhaltet sowohl die Aktivitätsdauer als auch den Zeitraum für die Vor- und Nachbereitung der Teilnehmende.

Wenn der Freiwilligendienst zum Beispiel eine Laufzeit von zwölf Monaten haben soll, geben Sie bei der Projektlaufzeit mindestens 13 Monate an, damit Sie im Falle einer Förderung ausreichend Zeit für die Vor- und Nachbereitung haben. Die Projektlaufzeit ist frei wählbar, wobei die maximale Dauer 24 Monate beträgt.

Es handelt sich hierbei um den rechtlichen Vertreter oder die rechtliche Vertreterin des Projektes. Diese Person ist für die Unterzeichnung aller relevanten Dokumente verantwortlich.

Bitte achten Sie darauf, dass nur Personen ausgewählt werden können, die innerhalb Ihrer Organisationen zeichnungsbefugt und berechtigt sind, Ihre Organisation rechtlich zu vertreten.

Dieser Abschnitt muss nicht ausgefüllt werden. Sie sehen hier die in Ihrem Qualitätssiegel benannten Ziele sowie den Maßnahmenplan für mehrere Jahre. Bitte orientieren Sie sich an diesen Vorgaben, wenn Sie im nächsten Abschnitt die gewünschte Zahl an Aktivitäten und Freiwilligen eintragen. Abweichungen vom Maßnahmenplan können in den folgenden Jahren zu negativen Auswirkungen auf die Förderhöhe führen.

Eine Aktivität ist durch denselben Ort, denselben Zeitraum und dasselbe Tätigkeitsspektrum definiert. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Freiwillige aufnehmen, die aber zu unterschiedlichen Zeiten einreisen, in verschiedenen Einsatzstellen untergebracht sind oder voneinander abweichende Aufgabenpakete erledigen, handelt es sich jeweils um eigene Aktivitäten.

Wenn Sie mehrere Aktivtäten beantragen, können Sie priorisieren, welche der Aktivitäten bevorzugt gefördert werden sollen. Diese Angabe ist nur dann wichtig, wenn das Fördervolumen für die Antragsrunde überschritten wird und nicht alle geplanten Aktivitäten gefördert werden können.

Wenn ausreichend Fördermittel zur Verfügung stehen, spielt die von Ihnen angegebene Priorisierung keine Rolle. Wenn Sie nur eine Aktivität beantragen, spielt die Priorisierung ebenfalls keine Rolle. Sie können in diesem Fall immer gerne Priorität 1 eintragen.

Der Begriff In-Country Aktivität bezeichnet einen inländischen Freiwilligendienst mit inländischen Teilnehmer*innen. Dieses Format kann in anderen europäischen Ländern beantragt werden, in Deutschland aber nicht, da es in Deutschland eine Vielzahl von Angeboten für inländische Freiwilligendienste gibt. Bitte tragen Sie daher bei der Frage nach den In-Country Aktivitäten immer eine 0 ein.

Umweltfreundliches Reisen ist definiert als Reisen, bei dem emissionsarme Verkehrsmittel für den größten Teil der Reise genutzt werden, wie z. B. Bus, Zug oder Carsharing. In diesem Fall erhalten Sie automatisch eine deutlich höhere Reisekostenpauschale (z. B. 417,- statt 309,- Euro).

Sollte die Anreise vom Herkunftsort zum Ort, an dem die Aktivität stattfindet, länger als einen Tag dauern, können Sie sogar bis zu vier zusätzliche Reisetage beantragen.

Die Tabelle für die Förderpauschalen bei umweltfreundlichen Reisen sowie unseren Leitfaden für eine umwelt- und klimafreundliche Projektumsetzung finden Sie auf unserer Informationsseite zur Programm-Priorität Ökologische Nachhaltigkeit und Klimaschutz.

Beim Preparatory Visit handelt es sich um einen vorbereitenden Planungsbesuch am Ort der Freiwilligentätigkeit vor Beginn der Aktivität. Der Besuch dient dazu, Vertrauen aufzubauen, eine solide Partnerschaft zwischen den Organisationen und den beteiligten Personen zu ermöglichen und die Qualität der Aktivität zu steigern. Voraussetzung ist, dass an der Aktivität junge Menschen mit geringeren Chancen teilnehmen oder dass die Aktivität einen starken Inklusionsbezug aufweist, der einen vorbereitenden Planungsbesuch notwendig macht.

Die Erläuterungen zu den aktuellen Prioritäten entnehmen Sie bitte dem Programmhandbuch. Eine kurze Zusammenfassung der Prioritäten finden Sie auch im Antragsformular unter “Activities”.

Bitte nehmen Sie die Auswahl der Prioritäten ernst und geben Sie realistisch diejenigen Prioritäten an, auf die bei der inhaltlichen Ausrichtung und Projektumsetzung Ihrer Aktivitäten gezielt Bezug genommen wird.

Grundsätzlich können Sie drei Arten von außergewöhnlichen Kosten beantragen:

• Visumskosten
• erhöhte Reisekosten (nur wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht)
• erhöhte Inklusionskosten (nur wenn die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht)

Die Visumskosten umfassen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Visumserteilung stehen. Erhöhte Reisekosten können beantragt werden, wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die zu erwartenden Reisekosten zu decken. Erhöhte Inklusionskosten können beantragt werden, wenn ein junger Mensch mit besonderem Unterstützungsbedarf teilnimmt und die reguläre Inklusionspauschale nicht ausreicht, um die erwartbaren Inklusionskosten zu decken.

Wenn für Ihre Teilnehmenden Visa ausgestellt werden müssen, können Sie die zu erwartenden Kosten im Budgetantrag als außergewöhnliche Kosten (“other exceptional costs”) angeben. Für die Prüfung benötigen wir die Anzahl der betreffenden Freiwilligen, eine Beschreibung der einzelnen Kostenpositionen sowie den gewünschten Betrag in Euro. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur die tatsächlich anfallenden Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden.

Wenn die reguläre Reisekostenpauschale nicht ausreicht, um die geplanten Reisekosten zu decken, können Sie auf die Pauschale verzichten und stattdessen den von Ihnen kalkulierten Betrag als außergewöhnliche Reisekosten (“exceptional costs for expensive travel”) angeben. Voraussetzung ist, dass die reguläre Pauschale weniger als 70% der erwarteten Kosten deckt.

Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Förderung nur 80% der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. Diese müssen zudem bei der Abrechnung durch Belege nachgewiesen werden. Wenn Sie außergewöhnliche Reisekosten beantragen möchten, erläutern Sie im Antragsformular bitte, wie Sie deren Höhe kalkulieren und nennen uns dafür das Start- und Zielland, die Entfernung sowie die erwarteten Reisekosten.

Die sprachliche Unterstützung ist aus dem bewilligten Budget zu finanzieren.